Saat bekerja, kamu mungkin menyadari bahwa ada beberapa tahapan dalam pekerjaan yang membuatmu terasa lambat dan bertele-tele. Tak jarang kamu merasa bahwa seharusnya pekerjaan dapat berjalan lebih cepat jika tahapan pekerjaan ini dikerjakan secara otomatis.
Biasanya, hal ini terjadi pada proses pekerjaan yang harus dilakukan secara berulang-ulang, bervolume tinggi, tidak membutuhkan kustomisasi, berbasis rule dan memakan waktu banyak.
Berawal dari keluhan tersebut, muncul solusi praktis untuk meningkatkan produktivitas yaitu dengan melakukan otomatisasi atau yang dikenal dengan istilah otomatisasi perkantoran.
Otomatisasi perkantoran juga dapat diartikan dengan mengganti tenaga manusia dengan tenaga mesin atau sistem yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak perlu dilakukan pengawasan secara terus-menerus.
Otomatisasi dapat dilakukan pada industri skala rumahan, pendidikan, hingga pada perusahaan dan pabrik-pabrik besar. Otomatisasi tidak selalu berarti penggunaan robot atau mesin canggih. Memanfaatkan fitur chatbot untuk merespon pertanyaan atau menggunakan fitur penjawab e-mail secara otomatis juga termasuk bagian dari otomatis perusahaan.
Beberapa manfaat penting otomatisasi dalam hal peningkatan produktivitas di antaranya:
1. Hemat waktu
Salah satu manfaat otomatisasi yang banyak dirasakan adalah otomatisasi benar-benar menghemat waktu dalam bekerja. Misalnya dalam hal mengirim pesan dan e-mail otomatis.
Untuk menjawab pertanyaan yang selalu muncul berulang kali, kamu hanya perlu menyiapkan format balasan pesan yang tepat lalu mengatur kemunculannya secara otomatis. Dengan begini, kamu tidak perlu mengetik balasan secara rinci satu persatu sehingga dapat menghemat waktu.
2. Hemat tenaga
Sumber daya manusia adalah aset penting dalam bisnis atau perusahaan. Dengan menerapkan otomatisasi, pembagian kerja menjadi lebih efektif dan efisien. Semua pekerjaan yang bisa digantikan dengan mesin atau teknologi akan diotomatisasi.
Sedangkan tenaga sumber daya manusia dapat fokus melakukan kegiatan lain yang tidak bisa digantikan dengan teknologi seperti pengambilan keputusan dan pekerjaan bersifat strategis lainnya.
3. Mengurangi risiko human error
Ketika seseorang terus-menerus melakukan pekerjaan yang sama, mereka dapat merasa jenuh. Mengerjakan hal yang bersifat monoton ini dapat menyebabkan produktivitas pekerja menurun sehingga berpotensi melakukan kesalahan dalam pekerjaannya.
Dengan melakukan otomatisasi pada jenis pekerjaan yang berulang, hal ini diharapkan dapat mengurangi risiko human error pada sistem perusahaan.
4. Penyimpanan data lebih aman
Teknologi saat ini memungkinkan kita untuk menyimpan dan mencadangkan data dengan sistem cloud. Dengan mengatur setelah penyimpanan dan pencadangan data secara otomatis, sistem ini akan sangat menghemat waktu daripada melakukannya secara manual.
Dari sisi pekerja, melakukan pencadangan data secara otomatis juga dapat membantu efisiensi pekerja karena pencadangan data dapat berjalan otomatis tanpa pengawasan dan kontrol pekerja.
Selain itu data juga akan tersimpan lebih aman dan meminimalisir risiko data hilang atau dicuri.
5. Memastikan tidak ada proses terlewat
Salah satu kelebihan otomatisasi adalah menghindari adanya tahapan yang terlewat dari suatu proses bisnis. Sistem akan dirancang sesuai dengan alur kerja yang meningkatkan efisiensi sumber daya manusia dengan mengurangi tugas manual yang dapat menyebabkan kesalahan dan memerlukan pengawasan terus-menerus.
Proses otomatisasi juga memudahkan koordinasi antar departemen. Seringkali proses pekerjaan terhambat karena ada pesan yang menumpuk dan tidak terlihat atau kesalahan penyampaian informasi yang membuat pekerja harus mengulang seluruh proses bisnis.
Dengan adanya digitalisasi dan otomatisasi, membuat proses koordinasi dan pengawasan berjalan lebih mudah tanpa ada suatu proses yang terlewat.
Baca Juga:
